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Tu spa pierde 8.000 € anuales solo por la gestión
La mayoría de los negocios piensan que para aumentar sus beneficios necesitan atraer más clientes o reducir gastos superfluos. Sin embargo, no muchos le dan la importancia que merece al apartado de gestión y a los costes económicos y de tiempo que conlleva.
Firmas de spas y hoteles spa como Senator Hotel y Resort, Iberostar Hotel y Resort, Gala Termal, Vincci hoteles, entre otros, están tratando de mejorar sus beneficios apostando por una gestión integral y optimizada del negocio que logre mejorar tanto la eficiencia y productividad del mismo, como los servicios al cliente.
Este cambio de perspectiva no solo les ha generado un mayor beneficio, sino que les está ahorrando al menos 7.920 € anuales que antes invertían en tareas que ahora se realizan de manera automática.
¿Por qué la gestión es clave en el aumento de beneficios de un Spa?
En el caso de Spalopia, les hemos ayudado a alcanzar un ahorro de tiempo por empleado de mínimo 2 horas al día.
Contando con que el sueldo medio de una persona de recepción se estima en torno a los 9 €/h y teniendo en cuenta que el volumen de trabajo de los spas suele requerir de, al menos, dos personas, esto ya supone un ahorro mensual de 360€ por trabajador, lo que hace un total 7.920€ anuales por 11 meses trabajados.
Todo ello sin contar que dicho ahorro de tiempo también supone poder atender mejor a los clientes y darles un mejor servicio, lo que a su vez repercute en la fidelización de los mismos y en atraer aún más clientes al establecimiento, aumentando todavía más los beneficios generados por el spa.
¿Cuál es la opción de gestión de spas más eficiente?
Existen diferentes formas de gestionar un spa de manera eficiente, cada una de ellas con sus ventajas y desventajas, por lo que convendrá tener en cuenta todas sus características antes de decantarse por una u otra y elegir la que mejor se adapte a tu negocio.
Agenda física
Esta es la forma más básica de gestión. En el caso de los spas más pequeños, o que cuentan con plazas muy limitadas, esta puede ser una excelente opción de gestión. Con un volumen muy reducido de clientes, este método puede resultar sencillo para que el empleado gestione y agende todas las citas.
Así mismo, al estar apuntadas las citas en la agenda, se reduce enormemente la posibilidad de que haya cualquier error de solapamiento de horas entre clientes o un problema de overbooking en el establecimiento.
No obstante, el problema de este sistema vendrá cuando el volumen de negocio y de clientes aumente. En este contexto, la gestión mediante una agenda física se volverá más complicada y hará que las reservas sean menos ágiles al tener que comprobar de forma manual la disponibilidad y comunicarla al cliente. En épocas de temporada alta esto, además, puede ocasionar incluso saturaciones.
Otro problema es que este sistema no garantiza que un cliente que haya reservado acuda a la cita. Esto, a su vez, supone un enorme problema, pues no solo reduce el beneficio por el cliente perdido, sino que limita la disponibilidad de la agenda, lo que hace que se pierdan aún más clientes potenciales.
En resumen, este puede ser un gran método para experiencias concretas con pocas plazas o establecimientos pequeños con una afluencia baja de personas, pero que no resultará nada eficiente en los casos en los que se cuente con una clientela más amplia.
El uso de calendarios electrónicos, tablas de Excel y bases de datos puede hacer algo más ágiles las reservas a la hora de buscar el nombre de clientes concretos para modificar o anular sus reservas. Además, en función de los programas escogidos, el personal podrá gestionar otras áreas clave del spa y los servicios adicionales que este ofrezcan.
No obstante, nos encontramos con el mismo problema que teníamos con la agenda física. Pese a que el uso de programas hará más eficiente y ágil la gestión del spa, hacerlo de esta manera también limitará la escalabilidad del negocio, pudiendo llevar a situaciones de caos organizativo.
Uso de herramientas de ofimática
Además, en función de los diferentes programas que se escojan, el tiempo de familiarización de los empleados con estos también puede conllevar una menor eficiencia durante el periodo de adaptación, reduciendo la eficiencia del spa y, por tanto, su margen de beneficios.
En resumen, es una buena opción para dejar atrás la agenda física y aumentar la eficiencia en la gestión, pero tampoco termina de ser una opción ideal a la hora de llevar la gestión a un nivel óptimo, especialmente si el número de clientes está aumentando y quieres brindarles una atención ágil.
Uso de un software de gestión para spas
Por último, la opción por la que más centros están optando en los últimos años. Pese a que aún no están extendidos en nuestro territorio, sin duda sus características explican bien por qué se han convertido en la primera opción de muchos spas y hoteles con spa a nivel europeo e incluso mundial.
Por un lado, este sistema es el que más funcionalidades implementa y el que logra alcanzar las mejores tasas de eficiencia al haber sido diseñados específicamente pensando en las necesidades de los spas. Un ejemplo de ello es que elimina situaciones como el overbooking, pues la gestión de reservas la llevará a cabo el propio usuario.
De hecho, con este sistema el cliente ganará bastante independencia y rapidez a la hora de reservar, pudiendo elegir él mismo, mientras que el spa es más eficiente y productivo. Además, este tipo de programas suelen incorporar también recordatorios con las citas a los clientes que, junto a los sistemas de cobro online, no solo reducirán las cancelaciones de última hora, sino que permitirán al spa un mayor control de las reservas.
Todo ello genera un sistema en el que tanto establecimiento como cliente tienen una visión real sobre la disponibilidad, aumentando así el control sobre el rendimiento del spa y eliminando cualquier tipo de error o solapamiento de citas en servicios adicionales o en el uso de las propias instalaciones.
Este tipo de software también permite crear y gestionar de manera más sencilla las promociones o bonos, pudiendo aunarlas con el cobro online y dando lugar a un ahorro de tiempo sustancial en la gestión de los mismos.
Así mismo, a nivel de servicios para cliente también encontramos otras funciones como el poder elegir a un determinado profesional en servicios adicionales, como los masajes, o la creación y gestión de área de socios, que permitan un trato más personal y favorezcan la fidelización de los clientes, aumentando la frecuencia de sus visitas e, incluso, consiguiendo atraer a un mayor público.
Sin embargo, como principal contraparte del uso de un software diseñado para spas encontramos que existen diferentes opciones y puede ser complicado decidirte por una u otra si no se tienen en cuenta una serie de características muy concretas.
¿Cómo debe ser un buen software de gestión?
Elegir un software de gestión inadecuado podría aumentar el gasto de tiempo y dinero en lugar de reducirlo.
Desde Spalopia llevamos más de 7 años ayudando a más de 400 spas a mejorar su gestión mediante el uso de nuestro software online. En todo este tiempo, hemos escuchado los problemas reales de los spas y los hemos analizado para dar con las funciones básicas necesarias para optimizar la gestión de forma notable.
De hecho, es gracias a la unión de estas características que hemos conseguido tantos casos de éxito.
Integral
Lo ideal a la hora de buscar un programa de gestión de spas es que esté haya sido diseñado específicamente para spas, pues es un sector muy concreto con sus características propias. Comprobarlo será tan sencillo como observar qué funciones y características presenta el programa y si estas de verdad te aportan una gestión integral.
Algunas de las herramientas que deberían tener integradas, además de un motor de reservas en tiempo real, son:
- Sistema de cobros online: esta medida hará más cómodo el proceso al cliente al facilitarle la reserva y dejar cerrada una cita, sabiendo que ya ha abonado su precio. Además, también contribuirá enormemente a reducir significativamente las cancelaciones.
- CRM o base de datos integrada: de esta forma no solo se podrá crear un servicio más personal y brindar un mejor trato, sino que incluso se podrán crear promociones exclusivas para usuarios, siendo un ejemplo un bono descuento por su cumpleaños.
- Herramienta de análisis que mida y genere estadísticas sobre rendimiento del spa: permitirá no solo monitorizar el funcionamiento del spa y controlar las ventas, sino que aportará información sobre cómo mejorar aún más el sistema y los servicios del spa.
- Herramienta de control y gestión de stock, de las facturas, y de los tickets: ayudará a monitorizar de forma exhaustiva los gastos del spa, así como su rendimiento, generando estadísticas e informes, e incluso el envío del cierre de caja diario, que ayuden a una mejor administración a nivel fiscal y contable.
Todo ello deberá ofrecerlo garantizando el máximo nivel de seguridad en cuanto a la protección de datos. En nuestro caso, para garantizar la seguridad de los clientes y el cumplimiento obligatorio de la Ley de Protección de Datos, no solo encriptamos los datos, sino que también contamos con un backup automático con espacio ilimitado para que no haya ningún peligro de perder los datos de los clientes.
También hemos incorporado a todas estas herramientas un formulario de salud con firma digital que sirve para informar a los clientes sobre determinadas precauciones a tomar en servicios como la sauna y para que el spa cuente con mayores garantías legales ante cualquier tipo de situación delicada.
Intuitivo
Que cuente con muchas funcionalidades es, sin duda, un punto muy a favor a la hora de decantarse por un software u otro. No obstante, estás deben estar lo suficientemente bien integradas y diseñadas como para resultar cómodas y fáciles de usar.
El objetivo de implementar esta solución es ahorrar tiempo y dinero. Desarrollar una herramienta que requiera un gran tiempo de formación y familiarización hará que este objetivo no se cumpla
Es por ello que un buen software de gestión tendrá un aprendizaje rápido, resultando altamente intuitivo y permitiendo tener todo el control del negocio y de sus partes a golpe de un solo click.
En nuestro caso, en tan solo una hora ya es posible dominar el uso de esta herramienta sin ningún tipo de conocimiento previo, por lo que no implicará una inversión de tiempo elevada por parte del trabajador ni de la dirección, contando además con un centro de ayuda y de soporte operativo para responder de forma ágil ante cualquier duda o incidencia.
Además, para garantizar la seguridad y la siempre funcionalidad del mismo, se accede a él desde cualquier dispositivo y navegador sin necesidad de realizar ningún tipo de instalación, necesitando tan solo un nombre de usuario y contraseña.
En este sentido, creemos que lo ideal es que el software de gestión que elijas no solo facilite su uso mediante un buen diseño, sino que también implemente un sistema que de un soporte rápido ante cualquier situación que requiera de ayuda.
Centralizado y escalable
Por último, otra de las características que resultan clave en muchos casos y que tienden a pasarse por alto es la integración con otro tipo de sistemas. Que un software de gestión tenga esta característica permitirá centralizar todas las operaciones y gestionar el hotel y spa desde un mismo lugar.
Un gran ejemplo de la importancia de un software con capacidad de integración es el de poder implementarlo en la web del spa, logrando eliminar las comisiones por reserva en portales externos, que en el caso de algunos como Groupon alcanzan casi un cuarto del precio de la reserva. De esta forma es posible evitar intermediarios y ampliar el margen de beneficios por cada cliente.
En el caso de los hoteles y spa, el software deberá poder integrarse con el PMS del hotel, permitiendo consultar y modificar los check-ins online, realizar lecturas de los clientes alojados o consultar e integrar los cargos de la habitación con los servicios del spa, entre muchas más opciones.
Todo ello consigue una gestión más sencilla para el hotel, optimizando sus recursos y volviéndolo más eficiente, a la par que hace más cómoda la estancia al cliente al centralizar sus gastos.
Por último, y como medida para incentivar el aumento de reservas y dada la afluencia de plataformas de pago, el software también deberá integrarse con diferentes plataformas de pago, como paypal, stripe o myhotel, para hacer el pago mediante reserva aún más cómodo.
Es el momento de ahorrar costes y generar más beneficios optimizando tu gestión
Ya has visto cómo un software diseñado específicamente para spas es la opción que mayor ROI reporta, ya que es capaz de agilizar la gestión para reducir costes y aumentar beneficios. Por eso, cada día que un negocio pasa sin él pierde una gran cantidad de tiempo y dinero.
De hecho, como hemos visto, se puede llegar a un nivel de ahorro que puede alcanzar los 8.000 € anuales para un spa, además de conseguir aumentar los beneficios gracias a un sistema mejor y más cómodo para los huéspedes.
Además, las ventajas que aporta este tipo de softwares no se limitan al ahorro de costes, eliminando intermediarios o haciendo más eficiente el spa, sino que se traducen en mayores comodidades para el huésped y en un mejor servicio para el mismo, al liberar trabajo del personal y que estos puedan centrarse en brindar la mejor atención posible.
Por nuestra parte, nos enorgullecemos de habernos ganado la confianza de más de 400 spas independientes y de cadenas hoteleras tanto en España como en el resto del mundo, contando con grandes firmas, entre las que figuran Senator Hotel y Resort, Iberostar Hotel y Resort, Gala Termal o Vincci hoteles, entre muchos otros.
Por último, y para que puedas comprobar el aumento en el margen de beneficios que suponen este tipo de soluciones, queremos ofrecerte una demo gratuita para que tú mismo puedas comprobar de primera mano todo lo que puede hacer un software de este tipo para ahorrarte tiempo y dinero mediante una gestión mucho más óptima. Además, si estás entre los primeros interesados, te asignaremos un equipo que analice tus necesidades y te asesore conforme a ellas.
Mejora tu gestión y mejorarás los beneficios de tu spa o de tu hotel spa.